Примет ли налоговая копии счета фактуры и копии накладных

Обновлено: 26.11.2024

Минфин пояснил, можно ли принять к вычету НДС на основании выставленного продавцом дубликата счета-фактуры.

В письме от 14.02.2019 № 03-07-09/9057 отмечается, что выставление продавцом дубликатов счетов-фактур и принятие покупателем к вычету сумм НДС, указанных в дубликатах счетов-фактур, нормами главы 21 НК РФ не предусмотрены.

Напомним, ранее Верховный Суд РФ указал, что сканы товарных накладных, актов оказанных услуг, актов сверки, представленные на флеш-носителе, также не могут подтвердить право на вычет по НДС.

Выездная налоговая проверка — и у вас требуют бумажные документы. Что учесть в такой ситуации? А как использовать разные виды электронной подписи при подписании документов? Об этом и многом другом нам рассказал начальник Управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков.

Планируется ли расширение видов формализованных документов для перевода в электронный вид?

Это один из пунктов Концепции развития электронного документооборота в России. Мы хотим двигаться поступательно. Сначала будем брать самые часто используемые документы, в ближайшее время планируем включить в их перечень транспортные накладные и договоры.

При проведении выездных налоговых проверок налоговая служба будет по-прежнему требовать бумажные документы или можно будет предъявлять электронные?

Мы работаем с теми документами, которые имеют юридическую силу. Минэкономразвития внес в правительство законопроект, в котором предусмотрен перевод бумажного носителя в электронную форму с уничтожением оригинала. Когда это станет обязательной процедурой в рамках закона, тогда налоговые органы будут использовать те документы, которые компании будут хранить в отсканированном виде. Таким образом, развитие контрольных мероприятий будет проходить параллельно с развитием законодательной базы.

Какие существуют риски при подписании договоров, приложений, дополнительных соглашений, датированных ранее подписанного соглашения об обмене электронными документами?

Соглашение об обмене электронными документами нужно, чтобы использовать либо простую, либо неквалифицированную электронную подпись. Если вы используете квалифицированную электронную подпись, то здесь никаких рисков нет. А если используете другой вид подписи, тогда вам соглашение необходимо.

Планируются ли законодательные изменения, касающиеся применения электронной подписи?

Да, простая электронная подпись, по мнению регулятора, мало защищена. Но она очень удобна, и никто не мешает вам ее использовать внутри компании и при взаимодействии между хозяйствующими субъектами. За исключением тех случаев, когда прямо прописано, что использовать нужно только квалифицированную подпись. Сейчас простую электронную подпись можно применять только при наличии соглашения. Учитывая активное развитие сервисов, государство будет более внимательно относиться к использованию этого инструмента для бизнеса. Этот один из важных вопросов, который мы планируем развивать.

При подписании пакета документов одним архивом можно ли все документы, включенные в этот пакет, подписать одной электронной подписью?

При подписании документов в пакете схема такая: если все документы в этом пакете могут быть подписаны тем видом электронной подписи, которым подписан пакет, то вы сможете подписать весь пакет.

Но, к примеру, пакет документов — договор, акт оказания услуг и счет-фактуру — вы не можете подписать простой подписью. Потому что счет-фактура должна быть подписана усиленной квалифицированной подписью. А если вы все документы в этом пакете подпишете усиленной квалифицированной подписью, то это будет абсолютно правильно.

Если между оператором и поставщиком нет соглашения об обмене электронными документами, то считается ли документ, полученный по ЭДО, легитимным?

Соглашение влияет на признание и непризнание электронной подписи. Поэтому если вы подписали документ усиленной квалифицированной подписью и отправили его контрагенту, то этот документ является юридически значимым. Другой вопрос — сможете ли вы доказать, что контрагент его получил?

Как планируется урегулировать вопрос с нотариальным удостоверением или государственной регистрацией договора, заключенного в электронной форме?

С нотариатом мы будем общаться, у них будет своя электронная подпись. Ее можно будет использовать для утверждения документов. Выдачу электронных подписей будет осуществлять ФНС.

Как будет решаться вопрос с электронной доверенностью?

Документы должны подписываться следующим образом. Если от лица компании документы подписывает генеральный директор или сотрудник, который имеет право действовать без доверенности, то он использует для подписания электронную подпись, выданную ему ФНС или ЦБ. Здесь всё так же, как было ранее.

Если же документ подписывает сотрудник, который действует на основании доверенности, то он подписывает его как физическое лицо своей электронной подписью, полученной в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. И обязательно прикладывает к ней доверенность, которая подписана электронной подписью руководителя. Этот пакет документов направляется в электронной форме.

Чтобы использовать машиночитаемую доверенность, нужно, чтобы был утвержден ее формат. У ФНС, ПФР и ФТС свои форматы доверенностей. Для проектирования в учетных системах коллеги сформируют шаблоны, которые можно будет использовать при формировании доверенности. Но пока остается вопрос о прикладывании доверенности к каждому документу. Минцифры должно разработать и утвердить шаблон машиночитаемой доверенности для тех органов власти, которые не хотят сами его разрабатывать. Мы им предложили использовать наш формат. Надеемся, что в первой половине года мы этот инструмент внедрим.

По вашей оценке, стоит ли ожидать обязательного перехода компаний на ЭДО?

Со стороны ФНС мы можем обозначить обязательный ЭДО для счетов-фактур, например. Что может послужить драйвером перевода на ЭДО компаний, которые еще не используют этот инструмент? Мы, конечно, попытаемся сделать все необходимые шаги для увеличения проникновения электронного документооборота. И пандемия коронавируса нам в этом смысле помогла.

За последние десять лет на ЭДО перешли всего 8–9% компаний, то есть количество компаний, которым привычнее бумажный документооборот, гораздо больше. Поэтому переломить эту тенденцию будет непросто. Я думаю, что это произойдет не раньше, чем в ближайшие два года.

На фото Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен документами в электронном виде друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.

- Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?

Любыми электронными документами, подписанными электронной подписью. В их число, кроме указанных счетов-фактур, входят любые отчеты, заявления, договоры, акты, товарные накладные и другие. Обмен и хранение в электронном виде первичных учетных документов осуществляется на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете».

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

- Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота. Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.

- Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

- Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

- Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год. К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания документа электронной подписью проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

- Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

- У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?

Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством. Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. При этом ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками, который не ограничивает виды документов.

Важно помнить, что, если истребуемый документ составлен НЕ по установленным ФНС РФ форматам, то предоставить такой документ необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521).

- Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

Да, конечно. Правда, это пока не является повсеместной практикой. Тем не менее, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств. Если же суд не имеет возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

- Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.

Суды напомнили, что в силу статьи 169 НК РФ документами, дающими право на налоговые вычеты, являются в совокупности счета-фактуры, выставленные продавцами, и первичные документы, подтверждающие принятие товара (услуг) на учет.

Содержащиеся в счете-фактуре сведения должны быть достоверны, а представляемые налогоплательщиком в качестве обоснования документы должны быть взаимоувязанными и непротиворечивыми.

Сканы товарных накладных, актов оказанных услуг, актов сверки, представленные на флеш-носителе, не могут являться документами, подтверждающими право на налоговый вычет по НДС. Представление документов в такой форме не соответствует требованиям, предъявляемым к первичным документам, их копиям или дубликатам.

Статья 172 НК РФ устанавливает, что налоговые вычеты по НДС применяются только при наличии соответствующих первичных документов на основании счетов-фактур, оформленных в соответствии с требованиями НК РФ. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме.

Между тем, наличие фотокопий, содержащихся на флеш-носителе, не является соблюдением указанных выше положений законодательства о налогах и сборах.

В итоге суды поддержали в данном случае налоговый орган, который доначислил НДС, пени и штраф в связи с неподтверждением налогоплательщиком права на налоговый вычет.

В гражданском обороте сканы документов зачастую приравниваются к оригиналам этих документов. Многие суды сходятся во мнении, что подписание договоров, актов КС-2, справок КС-3 и других документов посредством факсимиле (штамп-факсимиле подписи директора) не влечет отказа во взыскании долга по договору.

Если реальность сделки доказана, способ оформления документации не имеет никакого значения для взыскания долга по такой сделке (постановление АС Уральского округа от 27.12.2016 года № А60-7397/2016, постановление АС Московского округа от 12.12.2016 года № А40-10028/16).

В налоговой же сфере факсимильная подпись на первичных документах не допускается.

Суды исходят из того, что НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении документов. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи должностных лиц.

Читайте также: