Компания примет участие в выставке

Обновлено: 14.11.2024

«Есть много различных способов для компании заявить о себе» — говорят пиарщики. Для этого подходят массовые мероприятия, к примеру, участие в профессиональной выставке. Термин «бизнес выставка» и понятие, которое в него вкладывают, считается одним из важнейших инструментов эффективного ведения бизнеса. Поэтому специалисты утверждают: качественная подготовка к выставке оказывает непосредственное влияние на продвижение товара/ услуги и получение роста прибыли в ближайшей перспективе.

Участие в выставке может преследовать несколько целей

  • Заявить о себе на рынке. Если компания новая, то для нее выставка, это шанс рассказать о себе перед широкой аудиторией. На выставках обязательно присутствуют СМИ, также организаторы выставки заранее заботятся о печати материалов, журналов, в которых указываются компании-участники. И конечно же, по итогам выставки приглашенные информационные спонсоры напишут материал по этой теме, и, возможно, упомянут вашу компанию. В конце концов, тщательно продуманная организация участия в выставке, общение и обмен опытом с конкурентами может стать отличной информационной базой для новичков и важным шагом на пути к совершенствованию и преуспеванию в будущем!
  • Имиджевая. Некоторые крупные компании уже фактически не имеют права отказаться от участия в определенных выставках, так как аудитория ждет их присутствия там. Не анонсировать свое участие в профессиональной выставке будет равносильно признанию того факта, что в компании не все гладко. Часто такое положение дел относится к крупным банкам. Вторая имиджевая причина – продемонстрировать, что хорошего было в текущем году, чего компания сумела достичь за прошедший период. Кроме того, узкоспециализированные выставки включают в себя деловую часть, где за отдельную плату может выступить представитель компании. Поэтому, поддержание определенного уровня престижа «компании с историей» считается также неотъемлемой частью для ее успешного развития в дальнейшем!
  • Получить новых партнеров, заказчиков, клиентов. Некоторые выставки позволяют прямо на месте заключить выгодные контракты, развить партнерские отношения и усилить лояльность существующих клиентов. И, что важно, эффективного результата можно достичь за очень сжатые сроки!

После формирования целей участия в выставке определяются конкретные задачи и пути достижения поставленных целей. Стоит отметить, что цели должны иметь конкретную измеряемую величину, иначе участие и подсчет результатов не будут иметь смысла.

Например, собрать 50 визиток потенциальных партнеров, добиться 3 упоминаний в СМИ и т.д. Измеримая и достижимая в количестве и во времени цель – показатель правильного понимания причины своего участия в выставке. Именно так можно будет замерить эффективность участия, в том числе, и относительно бюджета.

Правильная организация выставки: основные рекомендации

И так, как подготовиться к выставке правильно? Какие нюансы учесть и какие ресурсы (материалы) задействовать? Также на чем расставить акценты, чтобы решить ключевой вопрос для любой компании, принимающей участие в выставке, а именно: получение эффективного результата в достижении заявленных целей?

В рамках подготовки участия в выставочном мероприятии, как правило, выделяют несколько основных этапов:

  • Прежде всего, стоит определиться с выбором выставки, учитывая направленность вашего бизнеса. Главный вопрос, на который отвечает данный этап это: какую пользу для компании/фирмы принесет участие в выставке, на сколько повысится уровень продаж (а это все же фундаментальная цель каждого участника).
  • Затем предстоит решение ряда технических моментов, связанных с подготовкой выставочного пространства. А именно: места расположения будущего стенда (выбор наиболее выгодной локации, с точки зрения посещаемости), разработка общей концепции, утверждение размера стойки, используемых для изготовления материалов и пр.
  • Кроме того, одну из важных позиций занимает обязательное обучение персонала/подготовка сотрудников компании, принимающих участие в мероприятии.
  • Очередной этап – слаженная работа всех участников непосредственно в момент проведения выставки, детальное ее планирование.
  • И в финале – подведение итогов, быстрая и корректная обработка лидов (потенциально полезных контактов).

Далее все подчинено желанию достичь поставленных целей. Знание и умелое применение каждого из перечисленных этапов, поможет не только проявить себя с выгодной и запоминающейся стороны, но и окажет влияние на реализацию проектов (повышение уровня продаж товаров/услуг), с которыми вы пришли на выставку.

Помимо прочего, качественная подготовка к выставке задаст высокую планку для других участников выставочного мероприятия, в том числе, конкурентов, «соперников», потенциальных клиентов, а это, поднимет ваш рейтинг или укрепит уже существующий положительный имидж.

Что необходимо знать и применять для подготовки к выставке?

Чтобы более детально разобраться в вопросе: как оформить выставку качественно и эффективно, необходимо разобраться в некоторых нюансах, не упуская важных тонкостей и деталей при подготовке.

Дизайн и оформление локации (площадки)

Дизайн площадки должен быть продуман человеком (командой), который ответственен за организацию и участие в выставке. Почему? Потому что планировка должна быть удобная, понятная и отвечать задачам участия. И только потом, обозначив расположение зон, элементов и участников, измерив проходимость, можно отдать проект дизайнерам.

Помним, что общая картина состоит из мелочей. Многое зависит от промежуточных целей и задач, которые на них возлагаются. К примеру, если выбрана цель, чтобы как можно больше посетителей зашли на вашу локацию, то стоит брать площадку ближе ко входу, где сосредоточен максимальный поток людей.

Один из лайфхаков дизайна – половину своего стенда не выделять цветом, не зонировать заграждениями, чтобы люди могли свободно проходить через ваш стенд. Это лучше сделать для того, чтобы посетители не видели границ, без стеснения проходили на площадку, разглядывали, рассматривали и общались с командой.

Прежде чем перейти к обзору материалов для участия в выставке, нужно позаботиться о максимально возможном информировании потенциальной ЦА о предстоящем событии. Т.е. присоединиться к рекламной кампании всего выставочного мероприятия; разместить несколько объявлений, статей, тематических публикаций в СМИ и пр.

Материалы необходимые для участия в выставке

Отдельного внимания требует обзор материалов, которые понадобятся на выставке.

И так, что же в себя включают материалы, которые понадобятся:

  • Качественно выполненные экспонаты.
  • Яркий запоминающийся стенд с «идеей», привлекающий внимание посетителей. Необходимо заранее продумать кто будет устанавливать стенд: команда, которая занималась его изготовлением или персонал /сотрудники, принимающие непосредственное участие в выставке. Потому что, зачастую, установка стенда требует предварительного инструктажа.
  • Полиграфическая продукция:
    • Нужно предварительно (за 3-4 месяца до мероприятия) напечатать и разослать пригласительные для партнеров и постоянных клиентов, указав всю важную информацию (где, когда и с какой целью будет проходить выставка, преимущества вашего участия в ней). Примерно за 1,5-2 недели до назначенного мероприятия необходимо напомнить о предстоящем событии с вашим участием. Это выгодно увеличит для вас поток посещаемости на выставке.
    • Вовремя и в требуемом количестве напечатать рекламные изделия (листовки, брошюры, флаера, буклеты, каталоги). Здесь стоит отметить, что неплохо заранее разузнать место нахождения ближайшей типографии, время ее работы и сколько составляет минимальный тираж полиграфических услуг на случай, если срочно понадобится пополнить запасы печатных материалов. Печатать рекламные материалы с избытком не рекомендуется, поскольку в дальнейшем, скорее всего они вам не пригодятся и станут пустой тратой денежных.
    • Кроме того, не забыть подготовить бейджи и визитки для обратной связи. Важно указать всю контактную информацию без ошибок!

    Отдельным пунктом следует выделить затраты на транспортные расходы, т.е. перевозку всех экспонатов и материалов до выставочного центра.

    Роль человеческого фактора

    Креативно оформленный стенд, удачная локация, качественные глянцевые брошюры и флаера самостоятельно не «вытянут» ситуацию без тщательной и профессиональной подготовки команды, которая будет работать во время презентации на выставке.

    Подготовка команды и количество участников тоже зависят от цели и площади выбранного стенда. Если бюджет позволяет взять площадь побольше, то задействуйте большую команду. Не рекомендуется ставить на стенд одного человека. Члены команды, в зависимости от умений, склонностей, могут играть разные роли. Кто-то, владеющий информацией больше других по предмету, продукту, услуге, может быть консультантом. Легкий в общении человек – привлекать и завлекать разговорами на площадку. Часто берут в команду красивую девушку, шоу-мена, который действиями или внешним видом притягивает интерес публики к стенду.

    Некоторые промышленные выставки потребуют участия директора или замдиректора в ней. Если цель – заключение договоров, контрактов, то надо позаботиться о спокойной и тихой зоне на своем стенде для этой цели. И присутствию уполномоченного лица.

    Есть такая роль для члена команды – аттрактор. Это человек, который привлекает внимание к компании. Он может находиться как на месте, так и ходить по всему помещению выставки. Самое простое — симпатичная девушка, которая раздает визитки или пригласительные флаера. Здесь есть схожесть с работой промоутера.

    Подведение итогов: фиксация на достигнутом

    С последним днем выставки работа участников не кончается. Если были получены контакты, то их максимум в течение недели надо обработать и желательно написать слова благодарности тем, кто оставил свои координаты. На волне публикации материалов в СМИ можно неплохо разрекламировать участие, создать материалы для статей на сайте, в социальных сетях.

    Участие в выставке не должно быть спонтанным. Презентация компании/продукта/услуги – должна представлять собой хорошо продуманный и качественно выполненный проект, тогда от нее действительно будет польза и выгода для компании.

    Экспозиции – это эффективный и востребованный канал раскрутки компании и побуждение продаж ее продукции. Участвовать в выставке дает возможность получить большие перспективы всему производству.

    Выставка и ярмарка – это организационная кампания, на которой осуществляется презентация товаров и услуг фирмы. Такие мероприятия могут быть как постоянные (ежегодные, сезонные и т. д.), так и ситуационные (посвященные какому-либо событию или празднику). Все экспозиции имеют отраслевую специализацию, а это значит, что в них задействованы фирмы одной сферы деятельности или рыночной площадки.

    Цели участия в выставках

    Цели принятия участия в экспозиции – это обнародование новых разработок и достижений, а также приоритетной их раскрутки, получение сведений о компании, сбор данных о конкурирующих производствах. В большинстве случаев после участия в таком мероприятии компания принимает решения о новых направлениях продвижения, начинает работать с новыми партнерскими контактами, определяет для себя выгодную клиентскую аудиторию.

    Участвовать в выставке – это развивать имидж своей компании. Необходимо иметь точное понятие о том, что на экспозиции будут задействованы не только соперники по бизнесу, но и потенциальные партнеры, дилеры и целевая публика. Именно поэтому данные, которые компания будет предоставлять, должны быть оценены со стороны безопасности предприятия и важности абсолютно всех участников мероприятия.

    Нужно осуществить подготовку печатных материалов, примеров экспонатов, каталоги, которые могут заинтересовать посетителей. Большое значение в образовании имиджа фирмы на экспозициях имеют сувенирные изделия, которые должны показывать собой бренд компании.

    Если предприятие имеет вероятность участвовать в выставке, то этим нужно обязательно пользоваться. Фирмы, которые тщательно продвигают свою экспозиционную деятельность, в основном имеют опыт демонстрации собственных конкурентных достоинств и всегда имеют огромный наплыв покупателей и потребителей. Также сразу видно, что такие компании будут еще долго существовать на рыночной площадке.

    Участие компании в выставочных мероприятиях

    Организация участия фирмы в выставочных мероприятиях – это серьезное и важное задание, которое должны реализовать профессионалы. В настоящих условиях организаторские центры предоставляют свои услуги в помощи реализации выставки или иного мероприятия, а также созданию сувенирной продукции, раздаточных материалов и т. д.

    Одним из прекрасных центров, который предложит полное сервисное обслуживание, является «Экспоцентр». Компания занимается организацией и проведением экспозиций различного масштаба и направленности. «Экспоцентр» расположен в Москве на Красной Пресне. Это крупный комплекс, который имеет в наличии 9 павильонов и несколько открытых площадок для проведения летних мероприятий.

    Эта компания имеет полувековой опыт в проведении как национальных, так и зарубежных выставочных кампаний. Она проводит различного уровня экспозиции. «Экспоцентр» имеет поддержку местных властей.

    Идеальными залами для выставки владеет именно этот комплекс, так как его залы включают самое инновационное оборудование, технологическое оснащение, и множество других приспособлений, которые понадобятся во время осуществления экспозиции.

    «Экспоцентр» ежегодно занимается реализацией больше 100 экспозиций, причем специализация таких мероприятий может быть разнообразной: от творчества до промышленности. Множество выставочных мероприятий владеют узконаправленной спецификой и привлекают внимание только специалистов конкретной отраслевой сферы, но некоторые кампании постоянно доступны для широкого круга публики.

    Преимущества участия в выставках

    Касательно преимуществ участия фирмы в выставочных кампаниях, то можно назвать такие:

    • Презентация новых достижений и перспективных разработок компании;
    • Предоставление подробных сведений о предприятии заинтересованным партнерам и поставщикам;
    • Привлечение внимания к экспонатам фирмы;
    • Получение данных о специфике развития рынка и основных соперников на нем;
    • Образование положительного имиджа компании;
    • Обозначение товаров и услуг;
    • Поиск полезных партнерских контактов;
    • Заключение сделок, подписание договоров;
    • Поиск целевой клиентской публики.

    Подготовка перед участием в выставке

    Прежде чем стать экспонентом выставки, нужно осуществить выполнение таких задач:

    Выполняя вышеуказанные рекомендации по применению орудий маркетинга в сфере развития, предприятие имеет возможность значительно расширить свою конкурентоспособность с положительным результатом.

    Участие в отраслевой выставке – это прекрасная возможность увеличить число заказчиков, но для этого придется затратить достаточно много денег. Чтобы оценить адекватность трат на выставочную деятельность, необходимо взвешенно оценить цели участия в выбранном мероприятии, и понять для чего нужно участие в выставках на самом деле.

    В перечень самых распространенных целей участия в выставке можно внести следующее:

    • существенное увеличивать продажи,
    • новые контракты,
    • новые клиенты,
    • оценка или покупка новых технологий, разработок,
    • расширение контактной базы,
    • получение инсайдерской информации о проектах конкурентов и потенциальных заказчиков,
    • маркетинговое исследование рынка и пр.

    Задавая цели, стоит учесть, что на отраслевые выставки приезжает как выставляться, так и участвовать ограниченное количество компаний, при чем их перечень практически не меняется из года в год. Именно поэтому на серьезное расширение рынка сбыта, нахождение новых клиентов рассчитывать не приходится. Часто реальная цель участия в выставке сводится к неформальным или полуофициальным встречам с постоянными клиентами, тогда как новых заказчиков на узкоотраслевых рынках быть просто не может за счет установившейся олигополии или высокого входного барьера на рынок.

    Поддержание имиджа компании при участие в выставках

    В результате становится актуальным вопрос о целесообразности участия в таких мероприятиях, ведь информацию о перечне выпускаемых продуктах и производственных возможностях можно выслать постоянным клиентам по электронной почте. Отказ от участия в выставках – это серьезная ошибка, которая может существенно подорвать имидж компании, снизить узнаваемость бренда и негативно сказаться на желании клиентов продолжать сотрудничество. Дело в том, что не стоит скидывать со счетов имиджевую часть участия в отраслевых выставочных мероприятиях.

    Стенд – это демонстрация успешности развития компании. Наличие новых моделей, технологий и просто качественный стенд с грамотными стендистами – это еще один способ напомнить потенциальным заказчикам и клиентам о своем бренде. Пусть участие в выставке требует от экспонента существенных трат, но эти деньги тратятся на поддержание некоммерческой составляющей бренда и отстаивание ранее завоеванных позиций.

    Что ещё дает участие в выставках, кроме текущего анализа рынка?

    Встречи с представителями компаний, которые являются постоянными заказчиками – это уникальный источник инсайдерской информации.

    Еще до официального объявления о начале нового проекта компании на рынке В2В начинают заранее рассматривать возможных исполнителей, которые будут участвовать в проекте как основные исполнители, субконтракторы или возьмут на себя отдельные операции в формате бенчмаркинга.

    Информацию о таких крупных проектах можно получит как во время переговоров на стенде, так и на неофициальной части выставки, которая продолжает после окончания официального времени работы в ближайшем баре или ресторане. Такая информация является стратегически важной, и получить ее нужно как можно раньше – время позволит подготовить наиболее выгодное предложение или подвести собственные производственные мощности под требуемые характеристики. Часто для этого требуется доукомплектовать производство новыми машинами, но такие траты окупаются. По крайней мере, компания может произвести расчеты целесообразности затрат, которые потребуются на модернизацию производственных мощностей, и ожидаемой прибыли от участия в проекте.

    Участие в выставках B2B компаний

    Если речь идет о таких сферах как машиностроение, металлургия и т.д., то переоснащение производственных мощностей может потребовать от 6 до 12 месяцев. Именно поэтому к моменту официального объявления нового проекта получившая инсайдерскую информацию компания сможет продемонстрировать свою готовность к исполнению заказа и выиграть тендер.

    Особенность В2В рынка такова, что в некоторых случаях выполнение крупного проекта под силу 2-5 предприятиям в мировом масштабе. Современные производственные линии, особенно это касается предприятий металлургического комплекса, доступны только крупным отраслевым компаниям, которые имеют возможность вложить деньги в модернизацию производства по последнему слову техники.

    Конкуренция между такими производителями настолько высока, что возможность получения инсайдерской информации является практически единственным вариантом опережения конкурентов. Часто участие в крупном проекте позволяет загрузить производственные мощности предприятия на год и более, так что траты на участие в выставке, какими бы большими они ни были, многократно окупаются за счет получения крупных заказов.

    После отправки правильно заполненной формы с Вами свяжется менеджер, который будет курировать все вопросы по участию Вашей компании в выставке.
    Здесь вы также можете загрузить бланк для оформления заявление в бумажном виде:

    Читайте также: