Какие слова и выражения желательно не употреблять в письме
Обновлено: 22.12.2024
По данным портала “Работа.ру” в 2020 году на удаленную работу перешел каждый пятый сотрудник Москвы и Санкт-Петербурга (среди них немало бухгалтеров, специалистов по кадрам, юристов), 16% российский компаний планируют отказаться от офиса. В условиях удаленности людей друг от друга ценность грамотной деловой переписки возрастает.
1. Структура: тема, обращение, суть проблемы, подпись
Из заголовка некоторым читателям уже понятно, что грамотно составленное письмо должно содержать все эти составляющие.
Тему письма лучше формулировать, прописывая в ней основную цель или содержание письма: отразите суть, не превышайте объем в 50 символов.
Сравните одни и те же темы, оформленные неудачно и как мы их трансформируем:
Запомните, отсутствие темы – это самое страшное, что может случиться. Тема нужна для того, чтобы письмо сразу настраивало адресата на содержание. К тому же, письмо будет легко найти в почте по теме, если к нему придется вернуться снова через какое-то время.
Любое письмо нужно начинать с обращения. Здесь не принципиально, по имени или имени-отчеству. Зависит от получателя и от ваших взаимоотношений.
«Уважаемая Инна Владимировна!», «Александр, добрый день», «Ксения Анатольевна, здравствуйте».
Тело письма должно быть структурировано, с корректными формулировками. Перед отправлением важно проверить пунктуационные, речевые и орфографические ошибки.
Подпись нужна для вашей идентификации. Получателю приятнее получить письмо от конкретного человека, с долей личностного отношения, даже если это формальность. Проверьте, чтобы в подписи были необходимые данные для оперативной связи (телефон, e-mail, соц.сети и т.д.)
С уважением,
Руководитель отдела семинаров,
Учебного Центра «М-СТАЙЛ»
Полина Мозгова
2. Грамотность и удобство для чтения
Постарайтесь сделать информацию максимально простой для чтения.
- разделите текст абзацами
- соблюдайте правило: одно письмо = 1 экран прокрутки
- главную мысль выносите в первый абзац
- удалите канцеляризмы и штампы. О них в п.5
- используйте маркированные списки
- не допускайте вычурного оформления (3-5 слов жирным шрифтом на все письмо)
Сравните 2 одинаковых письма.
Кристина, доброго времени суток. Провели обсуждение с генеральным директором вашего предложения о покупке новых мониторов Acer. В настоящий момент мы наблюдаем понимание нашей корпорацией ряда проблем: уменьшение необходимых объемов продаж, в связи с этим сокращение ряда сотрудников. Нами было принято решение осуществлять свою деятельность по средствам старых мониторов. В связи с вышеизложенным благодарю вас за оказанное нам внимание и коммерческое предложение, но денежные средства на покупку нового оборудования выделяться не будут.
Кристина, добрый день!
Обсудили с генеральным директором покупку новых мониторов Acer.
К сожалению, в корпорации сейчас трудности с финансами и мы вынуждены отказаться от приобретения оргтехники.
Спасибо за предложение.
Какое письмо читается проще и быстрее? Смысл при этом не меняется.
3. Вежливый тон
Вот примеры, как можно заменить негативные высказывания:
- «Александр, я считаю, что надежные подрядчики так не поступают!»
+ «Александр, вы предлагаете …. Мне хочется, что бы вы сделали…»
- «Мария, мы оплатили поставку еще 4 дня назад! Неужели нельзя все привезти вовремя? Выясните, почему ТАК ДОЛГО. »
+«Мария, мы считаем вас надежным партнером, и уверены, что поставка задерживается из-за внешних обстоятельств. Не могли бы вы уточнить, возможно, есть другие причины?»
- «Елизавета, ваше предложение – совсем не то, что мы просили! Переделайте под наше ТЗ!»
+«Елизавета, ваше предложение пока не дотягивает до наших потребностей, но если проработать п.1, п.2., то мы приблизимся к желаемому результату»
Несколько основных лайфхаков в смягчении негативных писем: подчеркните осознанность ситуации (пример п.1), не используйте повелительное наклонение (пример п.2), используйте слово «пока» (пример п.3). Психолог Кэрол Двэк отметил, что добавление этого слова ориентирует собеседника на будущие успехи, а не заставляет чувствовать неудачу. И не пишите КАПСЛОКОМ, если только речь не об аббревиатурах или названиях (пример в п.1).
4. Вложения
Поднимите руки, кто хотя бы раз в жизни отправлял письмо, в котором должно было быть вложение, и забывал его туда добавить?! Это называется избитым выражением «человеческий фактор».
Секрет с вложениями прост: сначала добавляем необходимые файлы, а уже после пишем письмо (или фразу «во вложении»).
5. Фразы, которые лучше избегать
- Употребление пассивных оборотов
Например, пассивный оборот «Мы наблюдаем понимание корпорацией ряда проблем» лучше заменить на активный: «Мы наблюдаем, что корпорация понимает проблемы».
- Шаблонные слова и выражения
Эти слова не несут никакого смысла и их можно удалить из текста. Например, «на данном этапе», «следует отметить», «крайний день», «при прочих равных», «нельзя так просто взять и», «это история про» и т.д.
- Предлоги, образованные от существительных (отыменные предлоги)
«Канцелярскую» окраску высказыванию придают такие предлоги, как «в целях, в силу, в плане, на уровне, в разрезе, за счет, по причине» и т.п.
Эти предлоги часто сочетаются с отглагольными существительными.
Например: «В силу увеличения показателей сбора урожая, было принято решение о повышении зарплаты сотрудникам».
Предлог «в силу» сочетается с отглагольным существительным «увеличение», что «тянет» за собой цепочку канцеляризмов: «показатели сбора», «принято решение о повышении» (можно заменить на: «решили повысить»).
Меняем полностью предложение: «зарплаты сотрудникам решили повысить из-за высокого сбора урожая».
Для улучшения навыков письма рекомендуем книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки». А если вы применяете не только все эти советы, а даже больше, то ваше обращение — пример эффективной деловой коммуникации!
Читайте также: