В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы
Обновлено: 05.04.2025
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма- напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.
Коммерческие письма составляются от имени юри дического лица при заключении и выполнении ком мерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.
В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, пользуясь которыми можно сформулировать свою мысль.
В порядке оказания технической помощи.
В соответствии с протоколом.
В ответ на Вашу просьбу.
В подтверждение нашей договоренности.
Следующие варианты являются распространенным «стандартным» началом делового письма:
Извещаем, что. „.мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего
сведения, что. . наш завод прекратил произ
водство комбайнов «Нива» прежней конструкции.
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: Кооператив гарантирует. не возражает. предлагает. ; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят. ; от первого лица множественного числа: Просим. Сообщаем. Подтверждаем.
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу. Ставлю Вас в известность. Довожу до Вашего сведения. ; от первого лица множественного числа: Поддерживаем. Одобряем. Мы получили Вашу телеграмму.
Вот несколько примеров реализации «стандартных» конструкций: Просим.
ООТ «Ростсельмаш» подтверждает.
. Вас проверить ход выполнения работ.
. подписанный с нашей стороны договор.
. интересующую Вас документацию заказной бандеролью.
. получение спецификации на.
. условия поставки оборудования.
. в соответствии с. Вы должны.
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по опла-
. задержка в отгрузке. произошла ввиду.
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом.
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Подбор слов в предложении должен отвечать требованиям сочетаемости их между собой, характерной для деловой речи.
Например: —брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать; —
взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; —
возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от; —
брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Другие наиболее употребительные словосочетания в деловой переписке приведены в приложении 4.
Текст служебного письма должен отвечать условностям делового этикета.
Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии;
В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» . и т. д. Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т.
д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненные Вам».Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме' к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по . ».
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не пишите то, что широко известно под названием «отписка».
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны. », «Не откажите в любезности сообщить. » и т. п.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2002 № 25/42 истекает . ». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза. »
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.
В составе реквизитов служебного письма, в отношении типового состава (п. 3.3), имеются отдельные коррективы. Отсутствуют реквизиты 08 (наименование вида документа), 15 (гриф утверждения), 24 (печать), 25 (отметка о заверении копии); реквизиты 22 (гриф согласования), 23 (визы) размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 (фамилия исполнителя и номер его телефона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.
Ряд требований к оформлению писем в дополнение ко всему сказанному выше, в том числе об оформлении реквизита 19 (текст), отражен в макете письма (рис.
Пример письма по основной деятельности приведен на рис. 17. Герб
(эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
№ телефона, факса и т.д.,
№ счета в банке код предприятия код формы документа
[Адресат: Наименование"] должности
(все в дательном падеже) ул. Название, дом №
г. Город, Почтовый индекс
00.00.0000 № 00/00-000 на № 00 от 00.00.0000
[Указание |)Заголовок к тексту (отвечает на
о контроле вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора).
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Приложение: на . л., в . экз.
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
(подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000
Исполнитель (Фамилия или Фамилия, имя, отчество) телефон 000-00-00
В дело 00-00 (подпись)
20__г. пии документа
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ по экономике и социологии труда на базе Российской экономической академии имени Г. В. Плеханова 113054, г. Москва, пер. Стремянной, 36 тел. 237-87-77 ОКПО 02531010
Члену Совета УМО по специальности 06.02.00
ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007
Го выпуске учебных пособий"!
Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2000 г. следующие работы: 1.
Одегов Ю. Г., Журавлев П. В. Управление персоналом — 30 п. л.; 2.
Руденко Г. Г., Кулапов М. Н., Карташов С. А. Рынок труда — 30 п. л. Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.
По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва- 54, Стремянный пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».
Председатель Совета УПО по специальности 06.02.00 Зав. кафедрой управления
Читайте также: