В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы
Обновлено: 21.11.2024
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.
Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма- напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.
Договорные письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат.
В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.
Коммерческие письма составляются от имени юри дического лица при заключении и выполнении ком мерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.
В запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.
Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, пользуясь которыми можно сформулировать свою мысль.
Рассмотрим примеры моделей, объясняющих мотивировку написания письма:В порядке оказания технической помощи.
В соответствии с протоколом.
В ответ на Вашу просьбу.
В подтверждение нашей договоренности.
Следующие варианты являются распространенным «стандартным» началом делового письма:
Извещаем, что. „.мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий.
Доводим до Вашего
сведения, что. . наш завод прекратил произ
водство комбайнов «Нива» прежней конструкции.
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: Кооператив гарантирует. не возражает. предлагает. ; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят. ; от первого лица множественного числа: Просим. Сообщаем. Подтверждаем.
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу. Ставлю Вас в известность. Довожу до Вашего сведения. ; от первого лица множественного числа: Поддерживаем. Одобряем. Мы получили Вашу телеграмму.
Вот несколько примеров реализации «стандартных» конструкций: Просим.
ООТ «Ростсельмаш» подтверждает.
. Вас проверить ход выполнения работ.
. подписанный с нашей стороны договор.
. интересующую Вас документацию заказной бандеролью.
. получение спецификации на.
. условия поставки оборудования.
. в соответствии с. Вы должны.
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по опла-
. задержка в отгрузке. произошла ввиду.
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом.
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Подбор слов в предложении должен отвечать требованиям сочетаемости их между собой, характерной для деловой речи.
Например: —брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать; —
взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; —
возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от; —
брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
Другие наиболее употребительные словосочетания в деловой переписке приведены в приложении 4.
Текст служебного письма должен отвечать условностям делового этикета.
Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии;
В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» . и т. д. Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т.
д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненные Вам».Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме' к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по . ».
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не пишите то, что широко известно под названием «отписка».
В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны. », «Не откажите в любезности сообщить. » и т. п.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2002 № 25/42 истекает . ». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза. »
При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.
В составе реквизитов служебного письма, в отношении типового состава (п. 3.3), имеются отдельные коррективы. Отсутствуют реквизиты 08 (наименование вида документа), 15 (гриф утверждения), 24 (печать), 25 (отметка о заверении копии); реквизиты 22 (гриф согласования), 23 (визы) размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 (фамилия исполнителя и номер его телефона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне.
Ряд требований к оформлению писем в дополнение ко всему сказанному выше, в том числе об оформлении реквизита 19 (текст), отражен в макете письма (рис.
Пример письма по основной деятельности приведен на рис. 17. Герб
(эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
№ телефона, факса и т.д.,
№ счета в банке код предприятия код формы документа
[Адресат: Наименование"] должности
(все в дательном падеже) ул. Название, дом №
г. Город, Почтовый индекс
00.00.0000 № 00/00-000 на № 00 от 00.00.0000
[Указание |)Заголовок к тексту (отвечает на
о контроле вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора).
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.
Приложение: на . л., в . экз.
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
(подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000
Исполнитель (Фамилия или Фамилия, имя, отчество) телефон 000-00-00
В дело 00-00 (подпись)
20__г. пии документа
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ по экономике и социологии труда на базе Российской экономической академии имени Г. В. Плеханова 113054, г. Москва, пер. Стремянной, 36 тел. 237-87-77 ОКПО 02531010
Члену Совета УМО по специальности 06.02.00
ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007
Го выпуске учебных пособий"!
Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2000 г. следующие работы: 1.
Одегов Ю. Г., Журавлев П. В. Управление персоналом — 30 п. л.; 2.
Руденко Г. Г., Кулапов М. Н., Карташов С. А. Рынок труда — 30 п. л. Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.
По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва- 54, Стремянный пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».
Председатель Совета УПО по специальности 06.02.00 Зав. кафедрой управления
Читайте также: